Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit Microsoft Dynamics 365
Zurück zur ListenansichtDas Universitätsklinikum beauftragte Software Aspekte mit der Modernisierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Anfragen- und Patientenmanagement, um die Unterlagen in Papierform und die Excel-Tabellen zu ersetzen. Dafür haben wir eine robuste CRM-Lösung implementiert – Microsoft Dynamics 365.
Zusätzlich zum standardmäßigen Lead-Management mussten vom CRM mehrere spezifische Aufgaben unterstützt werden, wie z. B. die Verwaltung anspruchsvoller Produktkataloge, die Erstellung genauer Kostenvoranschläge und die Integration in Outlook zur Automatisierung bestimmter Prozesse.
Im Microsoft Dynamics 365 standen die notwendigen Funktionalitäten zur Verfügung, damit diese Anforderungen vollständig erfüllt werden konnten. Somit verhalf die Software dem Universitätsklinikum zur Rationalisierung der Abläufe und letztendlich auch zur Verbesserung der Patientenversorgung.
Lösungen
Implementierung der On-Premises-Version von Microsoft Dynamics 365
Da unser Kunde als Teil der Kritischen Infrastruktur und das größte regionale Krankenhaus der Maximalversorgung mit sensiblen Patientendaten arbeitet, haben wir die On-Premises-Version der Lösung Microsoft Dynamics 365 in Betrieb genommen und die Genauigkeit der darin enthaltenen Angaben sichergestellt, die unserem Kunden die vollständige Kontrolle über seine Daten ermöglicht und branchenkonform entsprechend den spezifischen Vorschriften und den erforderlichen Normen konfiguriert werden kann.
Integration in Outlook
Wir haben Microsoft Dynamics 365 in der Version 9.0.22.8 erfolgreich in Microsoft Outlook integriert. Die Integration enthielt eine lokale Installation von Outlook Version 16.0.5044.1000 MSO 16.0.5032.1000 32-Bit sowie Outlook Web App und Microsoft Exchange Server.
Es wurden mehrere benutzerdefinierte Integrationsskripte zwischen Microsoft Dynamics 365 und Outlook implementiert. Durch diese Skripte können die Mitarbeitenden des Universitätsklinikums z.B. folgende Aufgaben automatisieren: Anlegen der Patientenfälle nach Eingang einer Anfrage, E-Mail-Versand direkt über das CRM und Ablage des Kommunikationsverlaufs sowohl im CRM als auch im Outlook-Client.
Dokumente im Reporting
Unser Software-Aspekte-Team hat zahlreiche wichtige Berichte neu entwickelt, dazu gehören die regelmäßig zu generierenden mehrsprachigen Dokumente für:
- Kostenvoranschläge, die den herkömmlichen papierbasierten Arbeitsablauf durch eine elektronische Version ersetzen, wodurch die Genauigkeit und Konsistenz der Daten gewährleistet wird. Diese Berichte haben maßgeblich dazu beigetragen, die Verfahren der Kostenschätzung in der Klinik zu optimieren.
- Behandlungsprogramme, mit denen die Prozesse bei der Patientenanreise und -aufnahme beschleunigt werden und die Präzision der Planungen verbessert wird. Dadurch dass die Nachverfolgung von Änderungen und die Bereitstellung von Statistiken zu den erfolgreich abgeschlossenen Patientenanfragen und bestimmten Patientenmetriken innerhalb eines zentralisierten Systems bestens optimiert wurden, ist es für das Universitätsklinikum möglich geworden, die Daten zielführend zu analysieren und die internen Prozesse erheblich effizienter auszurichten.
Schulungen und Workshops
Die Experten von Software Aspekte führten mehrere Schulungen und Workshops durch, um den Systemadministratoren des Universitätsklinikums bei der Förderung ihrer praktischen Fähigkeiten im Umgang mit Grafiken, Dashboards und Ansichten zu helfen.
Unsere Weiterbildungen umfassten praktische Anleitungen zum Erstellen und Anpassen von Dashboards und Ansichten, die speziell auf die Bedürfnisse des Klinikmanagementteams zugeschnitten waren. Diese Veranstaltungen waren für die optimale Verwaltung und die immer fortgeschrittenere Nutzung der Lösung Microsoft Dynamics 365 seitens der internen Systemadministratoren von entscheidender Bedeutung.
Telemedizin
Das Team von Software Aspekte entwickelte ein besonderes Workflow- und Reportingsystem für die telemedizinischen Dienstleistungen am Universitätsklinikum Freiburg. Dieses System beinhaltet wichtige Funktionen für die Verwaltung von Online-Patienteninformationen, die Planung telemedizinischer Termine, die Dokumentation telemedizinischer Konsultationen, die Kontrolle des Behandlungsfortschritts u.a. Durch die Prozesse in diesem Bereich wird sichergestellt, dass die Remote-Gesundheitsdienstleistungen der Universitätsklinik effektiv und effizient gemanagt werden und die Patientinnen und Patienten unabhängig von ihrem Standort eine qualitativ hochwertige Beratung und Versorgung erhalten.
Upgrade auf die neue Version
Das System CRM Dynamics 365 mit allen Einzelkomponenten wurde von Software Aspekte von der Version 8.0 auf die Version 9.0 im UCI (Unified Client Interface) aktualisiert, damit eine verbesserte Funktionalität, eine effiziente Unterstützung des Systems sowie eine benutzerfreundlichere und schnellere Bedienbarkeit erreicht werden. Durch dieses Upgrade konnten wir garantieren, dass alle individuellen Komponenten des Systems für das nahtlose Interagieren optimiert wurden, was eine schnellere und effizientere Nutzung des CRM-Systems ermöglichte.
Laufender Support
Unsere Supportdienstleistungen sorgen stets dafür, dass das CRM-System reibungslos und fehlerfrei funktioniert. Dazu bieten wir eine kontinuierliche und proaktive Unterstützung an, die Beratung, Vorfall-, Problem- und Änderungsmanagement sowie regelmäßige Wartungsarbeiten beinhaltet. Das Rundum-Paket stellt für die Klinik die Gewissheit dar, dass ihr System jederzeit verfügbar ist und optimal läuft.
Software Aspekte lieferte erfolgreich eine anspruchsvolle und komplexe CRM-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 aus, die viele von der Klinik verwendete externe Tools, inkl. Papierdokumente, MS Office-Dateien, Tabellenkalkulationen usw. ersetzte. Durch die Implementierung dieser Lösung konnte das Universitätsklinikum Freiburg die Geschäftsprozesse vereinheitlichen und das CRM-System ist mittlerweile zu der primären Geschäftsanwendung geworden.
Die Zentralisierung der IT-Systeme über die CRM-Lösung hat zu einer deutlichen Verbesserung der betrieblichen Effizienz geführt, die Arbeitsabläufe wurden rationalisiert und nun ist ein viel schnellerer und fehlerfreier Zugriff auf die Patientendaten möglich.
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass das Projekt am Universitätsklinikum Freiburg dazu verholfen hat, die Dienstleistungen für die Patientinnen und Patienten zu optimieren und die internen Klinikabläufe erfolgreicher zu gestalten, um der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein.
